Vanaf 1 januari 2026 introduceert België een verplicht e-facturatie mandaat voor binnenlandse B2B-transacties. Deze wijziging vereist dat btw-plichtige personen elektronische facturen uitgeven, wat aanzienlijke aanpassingen in de factureringssystemen van bedrijven zal vergen. In deze blogpost onderzoeken we de details van het mandaat, de voordelen en de stappen die bedrijven moeten nemen om zich voor te bereiden.

Wat houdt het e-facturatie mandaat in?

Het nieuwe e-facturatie mandaat zal van toepassing zijn op btw-plichtige personen gevestigd in België en op vaste inrichtingen van buitenlandse entiteiten in België. Het verplicht uitgeven van een e-factuur geldt ook voor interne documenten of facturen tussen leden van een btw-groep. Dit initiatief maakt deel uit van een bredere Europese trend naar digitalisering en vereenvoudiging van belastingprocessen【8†source】.

Belangrijke kenmerken:

• PEPPOL 5 Corner Model: Dit model omvat zowel de leverancier als de ontvanger en hun toegangspunten, naast de belastingautoriteiten als controlepunt.
• Uitzonderingen: Er zijn uitzonderingen voorzien voor btw-plichtige personen die uitsluitend btw-vrijgestelde transacties uitvoeren en voor leveringen waarvoor de verleggingsregeling van toepassing is.

Voordelen van e-facturatie

1. Efficiëntie: Elektronische facturen verminderen de verwerkingstijd en het papierwerk, wat leidt tot snellere betalingen en lagere administratieve kosten.2. Transparantie en Naleving: E-facturatie zorgt voor meer transparantie en vergemakkelijkt naleving van fiscale regelgeving.3. Milieuvriendelijkheid: Het verminderen van papierverbruik draagt bij aan duurzaamheid en milieubescherming.

Voorbereiden op de overgang

1. Systeemupdates: Bedrijven moeten hun boekhoud- en factureringssystemen bijwerken om e-facturatie mogelijk te maken. Dit kan het implementeren van nieuwe software of het updaten van bestaande systemen omvatten.2. Training en Opleiding: Medewerkers moeten worden opgeleid in het gebruik van de nieuwe systemen en in het begrijpen van de wettelijke vereisten.3. Communicatie met Leveranciers en Klanten: Het is essentieel om leveranciers en klanten op de hoogte te stellen van de overgang naar e-facturatie en hen te ondersteunen bij eventuele aanpassingen die zij moeten maken.

Uitdagingen en Oplossingen

Uitdagingen:

• Technologische Aanpassing: Voor sommige bedrijven kan de overgang naar e-facturatie een technologische uitdaging zijn, vooral voor KMO's die mogelijk niet over geavanceerde IT-infrastructuren beschikken.
• Kosten: De initiële kosten voor de implementatie van nieuwe systemen kunnen hoog zijn.

Oplossingen:

• Overheidssteun: De Belgische overheid zou financiële en technische steun kunnen bieden om de overgang voor bedrijven te vergemakkelijken.
• Gefaseerde Implementatie: Een gefaseerde implementatie kan bedrijven de tijd geven om zich geleidelijk aan te passen aan de nieuwe eisen.

Conclusie

Het verplichte e-facturatie mandaat in België, dat in 2026 van kracht wordt, is een belangrijke stap in de richting van digitalisering en modernisering van fiscale processen. Voor boekhouders en bedrijven betekent dit een aanzienlijke verandering die zorgvuldige voorbereiding en aanpassing vereist. Hoewel de overgang uitdagingen met zich mee kan brengen, wegen de voordelen van efficiëntie, transparantie en milieuvriendelijkheid zwaar. Het is essentieel dat bedrijven nu beginnen met de voorbereidingen om een soepele overgang te garanderen en te profiteren van de vele voordelen van e-facturatie.

‍